Une journée entière sans réunions ou sans avoir un collègue au téléphone. De nos jours, le pari peut sembler fou. En réalité c’est ce dont nous avons de plus en plus besoin depuis que nous travaillons majoritairement en télétravail. Le télétravail augmente le nombre de réunions ou d’interactions par jour. La productivité et le moral souffrent lorsque nous sommes constamment interrompus. Il en ressort une frustration de ne pas avoir accompli quelque chose d’abouti à la fin de la journée ou d’avoir peu de temps pour avancer sur les projets.
Le travail à distance épuisait les BIMers.
En moyenne, une personne qui est en train d’avoir une activité de création ou de production pure met 23 minutes pour retrouver le même niveau de concentration qu’avant l’interruption, nous explique Paul Graham cofondateur de Y Combinator. Chez nous, le retard accumulé dans la journée lié à la multiplication des interruptions a eu comme impact le prolongement des heures de travail et l’augmentation du stress lié au fait d’avoir le sentiment d’être sous l’eau. Tout le monde voulait rattraper le temps passé en réunion.
La deuxième source de fatigue que les équipes ont partagé avec nous est le sentiment d’être constamment observé. Dans un environnement classique de réunion, on regarde rarement les participants pendant toute sa durée. On prend des notes, on regarde son voisin, on fixe la plante au fond de la salle. Lorsque le visage de quelqu’un est très proche du nôtre dans la vraie vie, notre cerveau l’interprète comme une situation intense qui va nous conduire à l’accouplement ou au conflit. « Ce qui se passe, en effet, lorsque vous utilisez Zoom pendant de nombreuses heures, c’est que vous êtes dans cet état hyper-excité » en permanence, selon Jeremy Bailenson, professeur de communication et directeur fondateur du Stanford Virtual Human Interaction Lab (VHIL).
Fini les agendas de ministre !
Des agendas chargés de réunions et peu de temps pour la production et la réflexion. Pour compenser la distance entre collègues et le fait de ne plus se croiser devant la machine à café nous avons multiplié le nombre de réunions et d’appels. Non seulement nous passions beaucoup de temps à répéter la même information à différents interlocuteurs, mais en plus de cela, certains éléments étaient transmis de manière incomplète.
En sont ressortis trois points de frictions, que nous devions régler rapidement et sur lesquels nous travaillons encore:
- Nous ne documentions pas assez nos processus, nos réunions, nos décisions.
- Nous essayions de reproduire un mode de fonctionnement en présentiel mais à distance.
- Nous ne savions pas mener des réunions efficacement.
Pour Lise, notre DevOps, avoir trop de réunions durant la semaine laissait peu de temps pour avancer sur des tâches de fond car elle était constamment sollicitée sur des appels. Le mercredi, elle se consacre “essentiellement à des tâches de construction – des choses nouvelles, ou des grosses améliorations; ainsi que des tâches qui demandent une grande concentration, notamment de la recherche”.
Pour Baptiste, COO, un trop plein de réunions engendre un “manque de
focus”, menant vers une productivité et une performance basse. Comme Lise, il pense que le mercredi sans réunions permet de mieux se concentrer : “on peut aborder des sujets de fonds sans distraction”. Cela permet de prendre du recul sur l’offre et la stratégie de l’entreprise.
Plus de réunions les mercredis chez BIM&CO !
Cette journée est devenue l’opportunité pour compléter les tâches restées trop longtemps sur la “To-do list”, qui n’avançaient pas par manque de temps. Disposer d’une journée entière par semaine, dédiée à la réflexion et à l’avancement des “big rocks”, nous permet de concentrer nos efforts sur des objectifs stratégiques au lieu de ne gérer que les incendies.
L’idée également était de diminuer le temps des réunions et de supprimer celles qui n’avaient pas d’impact. Selon Atlassian, un temps dédié aux réunions pendant la semaine aide 73 % de personnes qui vaquent à d’autres occupations pendant les réunions et 91 % qui rêvent.
Ce que nous avons fait pour lancer l’initiative:
Voici quelques conseils pour vous aider si vous avez envie d’essayer !
- Nous avons beaucoup lu sur le sujet et avons essayé d’adapter le concept à l’esprit de nos équipes et à nos contraintes business.
- Nous avons communiqué à toute l’équipe sur l’objectif derrière cette initiative, qui a pour but principal de leur accorder plus de temps dans la réalisation de leurs missions. Nos leads ont poussé l’initiative dans leurs équipes et ont décalé toutes les réunions qu’ils avaient le mercredi.
- Lorsque vous réalisez vos réunions les autres jours de la semaine, essayez d’être plus efficaces. Faites le tri entre les réunions vraiment nécessaires, n’invitez que les personnes qui feront avancer la réunion, et essayez de ne pas dépasser le temps prévu.
Nous avons trouvé cet outil assez parlant en terme de réunions à faible impact : https://www.tak.fr/simulateur.
Nous sommes encore en train de faire des tests, alors si vous voulez partager quelque chose avec nous, contactez-nous !