Nous avons organisé notre premier événement team building en ligne. L’année 2020 nous a appris beaucoup de choses, surtout à quel point il fallait en permanence s’adapter.
La semaine Boost est une tradition chez BIM&CO. Tous les ans, l’équipe se réunit pour toujours plus de cohésion. C’est une semaine dont le format se situe entre le kick-off et le hackathon, mais elle permet surtout de recharger les batteries pour l’année qui commence.
Voici les étapes que nous avons suivies et ce que nous avons appris pour avoir un événement en ligne réussi.
#1 Regardez ce qui se fait autour de vous.
Nous avons eu la chance d’avoir les conseils de Harper Casimiro. Elle nous a envoyé un article qu’elle avait publié sur le sujet et a pris une heure avec nous pour partager son expérience. Elle avait organisé un événement similaire lors du troisième trimestre 2020. Merci encore pour tes précieux conseils Harper. Nous sommes persuadés que le partage de connaissances au sein de l’industrie tech et les ponts que nous pouvons créer dans notre écosystème sont une ressource inestimable.
#2 Définissez les attentes avec les managers
Les thèmes du hackathon n’étaient pas choisis au hasard. Cet exercice avait pour but de nous aider à lancer et à accélérer des projets phares pour Q1 et Q2. Les différentes activités proposées ont permis de diversifier les moyens de s’engager.
#3 Planifiez, planifiez, planifiez.
Cela semble logique, mais dans le cadre d’un team building à distance, c’est encore plus vrai. Le succès dépend de ce qui se passe avant l’événement.
- Pour chaque bloc de l’événement, commencez par vous demander ce que cette activité va apporter à l’équipe, ou à chaque collaborateur. Si ce n’est pas significatif, supprimez-le.
- Concevez soigneusement le flux du team building, rythme, temps de réflexion, temps de partage, pause, moment d’apprentissage, moment fun.
- Limitez la taille des groupes de réflexion à 4 ou 5 personnes. Les discussions se feront en vidéo call et si le groupe est trop important, elles ne pourront pas toutes participer.
- Partagez à l’avance les outils qui vont être utilisés pendant l’événement.
- Assurez-vous que tout le monde sache comment utiliser ces outils, quitte à envoyer des tutoriels.
#4 Fixez des règles de base claires pour que les échanges soient fluides et inclusifs.
Nos règles pour le hackhaton :
- I-dées : donner seulement des idées, nul besoin de détailler/justifier d’où provient l’idée.
- D-évelopper les idées, être à l’écoute des idées des autres et rebondir dessus.
- E-xprimer toutes les idées ! Il n’existe pas de bonnes ou de mauvaises idées, donc partagez-les sans vous censurer !
- A-tteindre 100 idées. Se concentrer sur la quantité ! Vous sélectionnerez les idées qui vous semblent les plus pertinentes par la suite.
- L-ibérer vous ! Toutes les idées sont les bienvenues, même les plus folles !
#5 Créez une expérience
- Nous avons envoyé 2 colis surprise avant l’événement, que nous avons ouverts tous ensemble juste après le speech de notre CEO sur les apprentissages de 2020 et les ambitions pour 2021. Les colis ont permis de vivre un moment convivial, même à distance. Merci Les Fous de Terroirs pour ces jolis paniers avec des produits régionaux et merci Panopli pour les jolis sweats avec notre logo.
- Nous avons organisé une session de speed dating pour rencontrer les nouveaux et revoir les anciens. Cette activité a beaucoup plu et sera renouvelée en Q1 pour que l’on reste plus connecté.
- Nous avons mis en place un apéro à distance, mais aussi un escape game par équipe de 5 organisé avec l’aide de Banana Events. Cette activité a créé un moment de cohésion et de compétition assez cocasse.
#6 Faites des pauses.
Un événement en ligne est beaucoup plus fatiguant qu’un événement en présentiel. Les collaborateurs sont assis devant un écran pendant toute la journée, les pauses donnent aux gens le temps de s’étirer, de se prendre un café et de gérer des urgences clients ou ce qu’il se passe à la maison.
#7 Profitez-en pour vous réaligner sur votre culture, dans ce contexte où chacun travaille de chez soi.
Nous avons adapté l’Emotional Culture Workshop de Riders & Elephants. Nous voulions parler des émotions que nous avions besoin de ressentir pour réussir en équipe, mais aussi des émotions moins positives, que nous ressentons malgré tout et pour lesquelles nous voulons être empathiques.
Enfin, nous avons déterminé les réactions que nous ne tolérerons pas et pour lesquelles il faut donner du feedback. Nous avions prévu 2 fois 1h30 pour ces sessions, avec une partie action concrète pour pouvoir maintenir notre culture pendant cette période particulière et cette nouvelle accélération de notre côté.
#8 Inspirez vos équipes
Nous avons invité Alexia LABEZIN Head of Project Business chez Rexel, et Romain LIBEAU, COO de Swile.
Alexia LABEZIN a partagé avec nous l’expérience du passage au digital de Rexel, groupe de plus de 27 000 personnes. À l’heure du numérique et du télétravail, Alexia a souligné le fait que toute entreprise était en réalité capable de gérer cette transformation. Même si l’organisation, le respect de l’exécution du plan, la rigueur et la persévérance sont en théorie les clés de chaque réussite, c’est surtout la place de l’humain au cœur du projet qui fait toute la différence. Donner à ses collaborateurs le droit à l’erreur pour mieux rebondir, faire preuve de flexibilité et d’adaptabilité au sein des équipes, composer avec la mixité et la diversité d’une entreprise sont autant de critères et d’atouts qu’il faut exploiter lors d’une transition numérique.
Romain LIBEAU nous a partagé son expérience de l’hyper croissance en start-up, avec l’exemple de l’entreprise Swile, qui est passée de 2 à 300 salariés en un peu plus de 3 ans. Pour Romain aussi, la diversité fait partie des clés de la réussite d’une entreprise : il est important pour Swile de permettre à chacun de trouver sa place et de s’appuyer constamment sur les forces et les atouts de ses salariés. Les valeurs et la culture d’entreprise restent néanmoins cruciaux pour cette startup en développement constant : veiller à intégrer des salariés qui partagent les mêmes valeurs d’entreprise a pour effet de créer un socle fort et vertueux permettant de se construire et de grandir. Romain a notamment pu citer l’exemplarité de la part des managers, ainsi que le droit à l’erreur parmi les valeurs fortes de Swile.
Ces deux interventions ont démontré que l’humain est au cœur du développement de l’entreprise, et qu’une équipe solide permet d’avancer plus loin.
Nous avons passé un très bon moment et nous étions satisfaits des résultats de notre sondage post événement. 88% des Bimers se sentent plus connectés après l’événement et 79% pensent qu’ils en sont sortis avec de nouvelles connaissances. Malgré ces bons résultats, voici ce que nous ferions différemment si c’était à refaire :
- Simplifier au maximum les challenges d’équipe et les explications pour la partie idéation. Animer en ligne est beaucoup plus difficile, et bien que nous ayons partagé les consignes à l’avance et que nous ayons pris du temps pour passer de groupe en groupe, les consignes étaient trop complexes pour une animation en ligne.
- Pour les prochaines semaines boost, nous réajusterons la durée consacrée à chaque atelier, ou nous réduirons leur nombre. Le programme ambitieux n’a pas toujours permis de passer assez de temps sur certaines activités selon certain Bimers.
Malgré le challenge de la mise en place d’un événement en ligne au vu des circonstances sanitaires, nous avons su faire de ces difficultés des opportunités. Tous les Bimers ont répondu présent à cet événement, et se sont impliqués dans les activités en proposant des actions concrètes et réalisables pour optimiser le développement de BIM&CO.
Nous avons déjà hâte d’organiser la version des jours boost de l’année prochaine, qui se réalisera, nous l’espérons, en présentiel !