Mettre en place l’organisation humaine autour de votre bibliothèque BIM partagée
Afin de faciliter l’adhésion et maintenir une bibliothèque partagée, il est nécessaire de trouver des moyens de travailler de façon pluridisciplinaire et ainsi casser de potentiels silos organisationnels (Modélisation, BIM Management, Ingénierie, etc.). Cela demande souvent d’adapter les façons de travailler existantes ou d’en inventer de nouvelles.
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Faut-il constituer une équipe dédiée à la bibliothèque partagée ?
L’organisation établie autour de la bibliothèque partagée est clé pour son évolutivité.
Deux options d’organisations sont alors envisageables :
- Modèle décentralisé ou réparti : plusieurs membres des équipes de modélisation se voient alloués une petite partie de leur temps pour travailler sur la mise en place et l’alimentation de la bibliothèque partagée.
- Modèle centralisé : la bibliothèque partagée relève de la responsabilité d’une équipe dédiée.
Il est souvent possible de tester une combinaison de modèles. Autodesk, par exemple, a dédié une équipe centrale au système “Lighting” qui s’appuie sur des contributeurs répartis dans l’ensemble de l’organisation.
Quel que soit le modèle d’organisation choisi, les métiers à impliquer dès le départ sont les suivants :
- Les modeleurs d’objets (référents et profils spécialisés),
- Les projeteurs avertis,
- Un ou plusieurs BIM Managers,
- Les autres utilisateurs des sets, ingénieurs métiers
- Un sponsor soutenant l’initiative.
Les projeteurs impliqués dans la construction de la bibliothèque partagée doivent exceller en modélisation d’objets et architecture de l’information.
De la même manière, les ingénieurs doivent avoir une forte appétence sur les besoins en données de chaque produit.
Il peut être pertinent de nommer un responsable de la bibliothèque partagée, le chef d’orchestre de sa création et de son maintien, qui saura évangéliser sur l’intérêt de la bibliothèque au sein de l’organisation.
Au-delà de l’allocation de ressources dédiées à la bibliothèque d’objets, la mise en place d’une gouvernance claire est indispensable afin de s’assurer que le système peut s’adapter aux changements.
Ainsi, il faut commencer par répondre à certaines questions relatives à la façon de gérer les changements : qui valide les modifications apportées au système ? Comment traite-t-on les demandes de nouveaux objets ? Que se passe-t-il lorsque l’on détecte des bugs ou régressions sur l’outil mis en place ?
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Comment susciter l’engagement des équipes ?
Plus important que sa construction, la clé du succès d’une bibliothèque d’objets réside dans la capacité de l’équipe à encourager les parties prenantes à l’utiliser.
Selon la taille de l’entreprise, il est difficile d’encourager les gens à en adopter une et elle ne sera adoptée que si elle est jugée utile.
Pour que l’organisation suive la direction que l’équipe a établie, il est nécessaire de :
- Porter une vision et établir des principes d’expérience forts et partagés.
- Obtenir l’adhésion des dirigeants pour financer i.e. dédier de la capacité à la bibliothèque dans la durée.
- Montrer la valeur de la bibliothèque à travers un environnement de test afin que les utilisateurs puissent la tester et se l’approprier.
- Recueillir l’avis et les suggestions des utilisateurs internes comme on le ferait pour n’importe quelle maquette. Obtenir ces retours demeure une bonne façon de mieux comprendre leurs besoins, déceler d’éventuels problèmes et améliorer la bibliothèque.
- Évaluer comment les utilisateurs internes se servent de la bibliothèque par le biais d’interviews, d’observation et de questionnaires réguliers.
Recommandations de communication
La communication joue également un rôle clé dans l’adoption de la bibliothèque. Nous vous recommandons notamment de :
- Promouvoir la bibliothèque en interne à travers des ateliers, des présentations et une plateforme SaaS dédiée.
- Créer et partager une nomenclature de nommage des objets de la bibliothèque partagée.
- Utiliser des outils de communication collaboratifs incluant les ingénieurs (ex. : un channel Slack dédié) pour partager les changements et maintenir l’engagement des utilisateurs et des concepteurs de la bibliothèque.
- Organiser des points formels entre l’équipe et la bibliothèque partagée, les utilisateurs et les parties prenantes afin de discuter de ce qui fonctionne ou doit être amélioré. Cela permettra également d’établir des priorités et de créer un plan de route de la bibliothèque partagée afin que cette dernière réponde toujours mieux aux besoins de l’entreprise.
- Partager largement les succès de la bibliothèque en étant factuels c’est à dire en utilisant des données chiffrées et factuelles.
Comment mesurer le succès d’une bibliothèque d’objets BIM ?
Le succès d’une bibliothèque BIM partagée peut se mesurer sous un prisme externe (en lien avec les utilisateurs finaux de la maquette) et interne (en lien avec les équipes).
| KPI en lien avec les utilisateurs finaux | KPI en lien avec l’excellence opérationnelle | KPI en lien avec l’excellence opérationnelle |
| Amélioration de la qualité et la cohérence de l’expérience utilisateur (ex : System Usability Scale) | Adoption de la bibliothèque partagée par les différentes parties prenantes (projeteurs, métiers ingé, etc.) | Augmentation de la productivité des équipes de développement. |
| Réduire le nombre d’avertissements, ou de ralentissement des maquettes. | Satisfaction des équipes vis-à-vis de la bibliothèque partagée (ex: Net promoter score NPS) | Augmentation du temps consacré aux autres tâches que la modélisation et notamment de l’étude de faisabilité |
Quels que soient les KPIs choisis, il est nécessaire de prendre des premières mesures avant la mise en place de la bibliothèque partagée pour pouvoir mesurer la progression par la suite.
Vous l’aurez compris, au-delà d’un ensemble des fichiers objets 3D de référence, une bibliothèque partagée prend une toute autre dimension si l’on intègre plus largement d’autres types de contenu (propriétés, set et référence, documents, etc).
Dans sa version exhaustive, il devient alors un outil de communication interne précieux normant le langage de votre société. Gardez aussi en tête que pour tirer un maximum de valeur de votre bibliothèque d’objets, vous devez le considérer comme un projet à part entière. Ce n’est qu’en y allouant des ressources, en communiquant sur les bénéfices, en mesurant son impact et en cherchant continuellement à l’améliorer que vous vous assurerez de son utilité et de sa pleine adoption par vos équipes.
En suivant ces conseils, vous devriez vous aussi pouvoir mettre en place une bibliothèque BIM partagée cohérente et en capacité de s’améliorer avec le temps.
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